Reflecteren

Fase 2

Inleiding

Met je team aansluiten bij de bewoners gaat over veel meer dan alleen het aantal zorgverleners. Wetenschappelijk onderzoek wijst uit dat het inzetten van meer medewerkers niet per se betere kwaliteit geeft. Er spelen dus andere factoren een rol. Om met je team aan te sluiten bij de bewoner vraagt dus om breed te kijken en verschillende perspectieven bij elkaar te brengen. Dat doe je in de reflectiebijeenkomst, waarbij je op zoek gaat naar de best passende oplossing in deze situatie.

De reflectiebijeenkomst: De stappen in reflectiemethode PLUSSEN

Alles begint bij: kennen wij de bewoner? Weten wij wie hij is, wat voor hem belangrijk is en wat hij nodig heeft? Als je vervolgens naar jullie team kijkt, gaat het over deskundigheid, kennis, kunde en ervaring. Het gaat over hoe teams met elkaar en multidisciplinair samenwerken, hoeveel ruimte jullie hebben om te doen wat nodig is, hoe jullie gebruik maken van ieders talenten en hoe jullie zorgen dat jullie samen meer bereiken dan wat ieder los bijdraagt.

Daarbij speelt ook een rol hoe de aansturing geregeld is, de inzet van technologie, de werkomgeving en mogelijkheden voor scholing en ontwikkeling. De optimale personeels­samenstelling is geen vast gegeven. Het kan verschillen per doelgroep, per team, maar ook per moment. Dat vraagt voortdurend veel creativiteit en samenspel.

Om die reden heeft de methode om hiermee aan de slag te gaan de naam: PLUSSEN gekregen. Met deze werkvorm komt alles samen wat ertoe doet om met je team aan te sluiten bij de bewoner(s). Het draait hierbij om kwaliteit van leven van iedere bewoner te verhogen.

De werkvorm helpt om met elkaar te onderzoeken in welke situaties het team nog onvoldoende aansluit bij de bewoner(s) en met elkaar te ontdekken wat ervoor nodig is om als team de bewoner(s) betere kwaliteit van leven te laten ervaren. De methode voor reflectie bestaat uit een voorbereiding en vijf stappen tijdens het reflectiegesprek.

Voorbereiding

Wie nodig je uit

Omdat het beter aansluiten van het team bij de bewoners zoveel facetten kent, is het doel van de reflectie om verschillende invalshoeken met elkaar in contact te brengen. Dit is nodig om breed te kijken. Je weet niet wat je zelf niet weet. Door te luisteren naar de ervaringen en kennis van anderen ontstaat er niet alleen onderling begrip, maar komen er ook andere oplossingen in beeld.

Je kunt ervoor kiezen de werkvorm in te zetten in het 24uurs (zorg)team, maar het werkt ook als je reflecteert met andere disciplines. Het kan interessant zijn om ook andere functionarissen uit te nodigen, bijvoorbeeld HR, opleidingen of management/bestuur. Tijdens de pilot hebben we ook goede ervaringen opgedaan met het betrekken van bewoners en/of hun naasten. Bepaal voor jezelf wat past bij het doel/subthema, wat je met het spel wilt bereiken en kies daarbij de betrokkenen uit bij dit vraagstuk.

Wat heb je nodig

Er is een ruimte nodig en een tafel om de werkvorm op te leggen. Het kan handig zijn wat post its en pennen bij de hand te hebben. Bij meer dan 8 personen is het handig dat de ruimte zo ingedeeld kan worden dat er met twee groepen gewerkt kan worden.

Tip: Als de groep groter is dan 8 personen kan de groep in twee groepen worden verdeeld. Er kunnen dan twee situaties worden uitgewerkt of de groepen kunnen zich allebei over dezelfde situatie buigen. De stappen en uitkomsten van beide groepen worden bijeengebracht en zullen elkaar verrijken.

Hoeveel tijd vraagt het

De werkvorm kan in minimaal 30 minuten en maximaal 90 minuten toegepast worden. Soms wordt er een aparte bijeenkomst voor gepland, bijvoorbeeld voor uitkomsten vanuit het onderzoek naar het bewonersperspectief, maar het is ook mogelijk om het toe te passen in een teamoverleg, bij de overdracht of ter ondersteuning van een bewonersbespreking.

In de korte variant is het belangrijk dat er al een situatie is gekozen/ bepaald.

Tip: Uit de ervaringen met de ontwikkelteams is dit advies gekomen: Neem voor elke stap 5-15 minuten, afhankelijk van de beschikbare tijd. Als je keuzes moet maken: neem stap 1 en 3 wat sneller. Zorg dat er voldoende verdiepingstijd is voor stap 2, 4 en het plan in stap 5.

Procesbegeleider

Zorg dat er een procesbegeleider is. Dit kan een van de teamleden zijn, een coördinerend verpleegkundige, een teamcoach of leidinggevende of iemand anders van binnen of buiten de organisatie. De procesbegeleider bewaakt het proces, zorgt dat iedereen kan bijdragen, let op de tijd en vat aan het eind de uitkomsten en vervolgstappen samen.

Er is een handleiding voor de procesbegeleider beschikbaar.

Tip: Bij de ontwikkelteams bleek het waardevol als de procesbegeleider geen onderdeel van het team of de organisatie is. Dan kan de procesbegeleider vrijuit vragen stellen, niet gehinderd door (on)geschreven regels en zonder belang bij het resultaat te hebben. Een projectleider zegt:

“Het is fijn als de procesbegeleider ontspannen is en deskundig. Daarmee ontstaat een veilige en open sfeer. De procesbegeleider moet vooral iemand zijn die niet wil sturen en zich richt op het stellen van vragen. Het gaat om heel nauwkeurig luisteren, zodat je die helpende vragen stelt, die het team eyeopeners geeft in de oplossingen die zij in zichzelf al hebben”

De reflectiebijeenkomst: 
De stappen in reflectiemethode PLUSSEN

Stap 1: Bepaal de situatie

In fase 1 hebben jullie het vertrekpunt gekozen voor het gesprek. Het gesprek kan vertrekken bij een concrete situatie, maar ook een breder vraagstuk.

Een breder vraagstuk kan voortkomen uit de stappen van fase 1. Daarnaast kan het team uit de themakaarten (zie tools) zelf een vraagstuk kiezen dat zij op dit moment belangrijk vinden. Bij een breder vraagstuk, start je de bijeenkomst door alle deelnemers een concrete praktijksituatie op te laten schrijven, die met het gekozen thema te maken heeft. Het gaat om een situatie uit jouw dagelijkse praktijk, waar je de afgelopen 2 weken bij betrokken was en waarin je hebt ervaren dat er geen goede aansluiting bij de bewoner(s) was.

Kies met elkaar 1 situatie uit waarop jullie willen reflecteren.
(Als de groep groter is dan 8 personen kun je 2 situaties kiezen)

Stap 2: Zo vinden we het goed/ zo sluiten we goed aan bij de bewoner

Wat willen we bereiken/ wanneer vinden we dat we als team het goede doen in deze situatie?

Hulpvragen:

  • Kennen wij de bewoner als mens en weten wij wat hij/zij belangrijk en waardevol vindt?
  • Hebben we een gedeelde visie over hoe we goed aansluiten bij de bewoners?
  • Hebben we de juiste kennis en vaardigheden in huis?
  • Werken we goed samen?

Schrijf op wat jullie in deze situatie ‘het goede’ vinden.

Als een visie -op wat het goede is in de situatie die jullie hebben gekozen- ontbreekt of als hier door teamleden verschillend mee wordt omgegaan, voer hierover dan kort met elkaar het gesprek: Wat vinden wij daar nu van zoals we hier nu bij elkaar zitten? Soms is er bijvoorbeeld een afspraak, maar wordt er verschillend mee omgegaan. Teamleden verschillen soms van mening of de afspraak (nog) van waarde is om aan te sluiten bij de bewoners.

Let op dat de dialoog die je hierover hebt, hier geen welles-nietes discussie wordt: Jullie zitten niet in een wedstrijd. Het gaat er dus niet om wie gelijk heeft of wat de waarheid is. Kijk of je tot een gedeeld beeld kan komen van wat het goede is. Blijkt dit meer te vragen: Constateer dan wat de argumenten zijn en houdt dit vast om mee te nemen in de oplossingsrichtingen die wordt uitgewerkt in stap 4 en 5.

Stap 3: Dit doen we al

Veel professionals en teams hebben een groot talent om een probleem gelijk op te lossen. Ook voor de situatie die jullie bespreken zullen vast al verschillende dingen zijn uitgeprobeerd. Ga hierover met elkaar in gesprek. Schrijf op een post-it voor jezelf op wat jij al hebt gedaan in deze situatie en wat het team volgens jou al heeft geprobeerd. Bespreek dit met elkaar en schrijf alles wat iedereen inbrengt op het Plussenbord.

Bespreek hierbij ook:

  • Wat heeft (al is het maar een beetje) gewerkt
  • Wat werkte niet of wat had zelfs een averechts effect

Als is gebleken dat eerder uitgeprobeerde oplossingen (nog) niet werken, dan is het belangrijk om verder te zoeken en te kijken waar het probleem nu echt vandaan komt. Soms kom je er bij deze stap achter dat een oplossing die wel werkte is verwaterd. Ook dat vraagt dan aandacht: Hoe komt het dat dit is gebeurd en wat staat ons te doen of hebben we nog om ene passende oplossing vast te blijven houden?

We komen nu aan bij de vraag: Wat is de dieperliggende oorzaak waardoor het team (nog) niet goed aansluit bij de bewoner(sgroep)? Ga daarvoor naar stap 4.

Stap 4: Dit hebben we nodig

We gaan op zoek naar de dieperliggende oorzaak en mogelijke oplossing. Wat is er aan de hand waardoor het niet lukt om aan te sluiten bij de bewoner(s)? Wat is hier nu helpend om dit wel voor elkaar te krijgen? Leg eerst de PLUS-kaarten uit. Dit zijn 16 kaarten met beschrijvingen van wat in de situatie die jullie hebben gekozen, nodig kan zijn om met je team beter te kunnen aansluiten bij de bewoner(s). Deze oplossingsrichtingen zijn gebaseerd op de normen uit het kwaliteitskader die gaan over: aandacht, aanwezigheid en toezicht, over specifieke kennis en vaardigheden en over reflecteren, leren en ontwikkelen en op de factoren van Excellente zorg, die weten­schappelijk zijn onderbouwd en in de praktijk hebben bewezen essentieel te zijn voor een professionele werkomgeving die leidt tot persoonsgerichte en veilige zorg.

Kies in deze stap minimaal 1 en maximaal 3 oplossingsrichtingen.

LET OP: alle Pluskaarten doen er in elke situatie toe,  echter zijn in de gekozen situatie sommige onderwerpen op de Pluskaarten al in orde of is het voor dit moment minder van toepassing.

Dit zijn hulpvragen om de juiste keuze te maken:

  • Wat is in deze situatie de sleutel om beter aan te kunnen sluiten bij de bewoner(s), daartoe beter samen te werken of het werk beter te organiseren?
  • Wat hebben jullie nu nodig om een eerste stap te kunnen zetten om beter aan te sluiten bij de bewoner(s) en daar als team alles voor in huis te hebben?

Stap 5: Dit is ons plan

Beschrijf in het kort de oplossing die je verder wilt oppakken en hoe je daarvoor de eerste stappen wilt zetten. Schrijf ook op wie dat gaat/ gaan doen en wanneer. Hoe je verder met de uitkomsten aan de slag kunt, kun je lezen in fase 3.

Tip: verlies onderweg niet uit het oog dat het gaat om de match tussen het team (met haar kennis, kunde en samenspel) en de bewoner (wie hij is en wat voor hem belangrijk en nodig is).

Als je met het zoeken en het uitwerking van een oplossing aan de slag gaat, blijf dit dan toetsen aan het hoofddoel: Is er nu merkbaar meer kwaliteit van leven voor de bewoner(s)? Met andere woorden: zorg ervoor dat de verandering ook een verbetering is!

Twee voorbeelden:

  1. Familieparticipatie voor een team PG, die kleinschalig is gaan werken.
    We willen graag met familie en mantelzorg samenwerken aan een fijne sfeer rondom de maaltijden. We hebben wel gevraagd of zij wat willen doen. Daar is weinig reactie opgekomen. We hebben met hen niet eerder gesproken over onze visie en waarom het voor de bewoners zo fijn en belangrijk is als de maaltijden gezellig en rustig verlopen; We moeten de familie en naasten niet vragen om een taak te doen, maar in gesprek gaan met ze over wat we voor de bewoners een fijne maaltijd vinden en samen met hen nadenken over hoe we dat samen voor elkaar kunnen krijgen. Angela en Tim gaan hiervoor een plan uitwerken en dit presenteren ze op het volgende teamoverleg.
  2. Deskundigheid en vaardigheden voor een team Somatiek.
    We merken dat een aantal bewoners aangeven dat zij graag meer individuele aandacht willen en met ons willen praten over alledaagse levens­vragen. We geven wel persoonlijke aandacht. Echter neemt daarmee het gevoel bij deze bewoners dat er te weinig aandacht is niet af. Hoe kunnen we leren om op die momenten van individuele aandacht zo het gesprek te voeren of die dingen te doen, zodat de bewoner die momenten waardevoller ervaart? We willen leren hoe we met hen kunnen praten over alledaagse levensvragen. Stefan en Lisanne gaan dit verder uitzoeken en zullen hun bevindingen en plan na de zomer met het team delen.
Plussen-bordspel-compleet
1
Stap 1: De situatie
2
Stap 2: Zo vinden we het goed
3
Stap 3: Dit doen we al
4
Stap 4: Dit hebben we nodig
5
Stap 5: Dit is ons plan
6
Vragen-kaart stap 2
7
Vragen-kaart stap 4
8
Thema-kaarten
9
Plus-kaarten