Aan de slag
met de uitkomsten

Fase 3

Uitwerking toelichtingspagina fase 3:

Aan de slag met de uitkomsten

Jullie hebben tijdens het reflectiegesprek ontdekt wat jullie oplossingen zijn om met jullie kennis, kunde en samenspel (nog) beter aan te sluiten bij de vragen en wensen van de bewoners. Jullie hebben ook de uitkomsten vastgelegd en de eerste afspraken gemaakt over hoe jullie hier mee verder gaan. In deze fase ga je aan de slag met je oplossingen.  De handreiking helpt je hierbij op twee onderdelen:

1. Het stappenplan voor het vervolg:

Dit plan helpt je om je oplossing(en) zo te uit te proberen en toe te passen, dat het een blijvende verbetering wordt voor jullie bewoners. Het geeft je een handvat hoe je de oplossing stap-voor-stap verder uitwerkt en in de praktijk brengt.

2. Inhoudelijke wegwijzers:

Deze wegwijzers geven je ideeën en tips voor specifieke inhoudelijke thema’s die wellicht passen bij jullie oplossing. Door middel van deze wegwijzers kun je het specifieke onderwerp verder uitdiepen en ideeën opdoen over wat heeft gewerkt op andere plekken.

Stappenplan voor het vervolg

1. ONZE UITKOMSTEN DELEN

Tijdens het reflectiegesprek hebben jullie een aantal ontdekkingen gedaan, over onderwerpen die voor jullie bewoners van belang zijn, over wat jullie willen bereiken, wat jullie al doen, waar de essentie zit dat het nog niet lukt om goed aan te sluiten in de gekozen situatie en waar dus de sleutel ligt om dit voor elkaar te krijgen. Het is belangrijk om deze inzichten en uitkomsten vast te leggen, zowel voor diegene die bij de teamdialoog waren maar ook om de uitkomsten te kunnen delen in de organisatie.

  • Zet de uitkomsten en wat jullie vinden dat nodig is op een rijtje.
    Tip: maak foto’s van het ingevulde reflectiebord en gebruik deze hierbij.
  • Bespreek de uitkomsten met je leidinggevende of teamcoach. Zo kan die met jullie meedenken welke ondersteuning er voor jullie georganiseerd kan worden
  • Deel de uitkomsten met anderen binnen de organisatie. Vaak is het zo dat een onderwerp dat speelt in één team, ook op andere plekken wordt herkend.

De uitkomsten kun je delen door het verslag te sturen, maar een gesprek erover is vaak nog leuker en waardevoller. Door vanuit meerdere invalshoeken naar de situatie te kijken, ontstaat vaak een rijker palet aan manieren om de gewenste situatie te bereiken.

2. OPLOSSINGEN VERDER UITWERKEN

  • Er zijn twee soorten oplossingen:
    • Oplossingen waar je direct als team mee aan de slag kunt en waar jullie zelf invloed op hebben
    • Oplossingen waar jullie niet (volledig) over gaan als team en waarbij je je leidinggevende of iemand anders uit de organisatie nodig hebt.
  • Verdeel de oplossingen die bedacht zijn tijdens de teamdialoog in deze twee categorieën.
  • Er bestaat een grote kans dat andere teams, binnen en buiten de organisatie, al bezig zijn geweest met jullie vraagstuk en oplossing. Maak daar gebruik van door te kijken naar de goede voorbeelden die er zijn. Waar vind je goede voorbeelden:
  • Toets of de door jullie bedachte oplossing voldoet aan de wet- en regelgeving. Denk aan landelijke regels van bijvoorbeeld de IGZ, of wetgeving over privacy of arbeidstijden. Kijk ook naar interne regels, protocollen en afspraken. Ook hier kan een stafmedewerker bij helpen.

Tip: Hang een poster op, waarop je collega’s kunnen volgen hoe het gaat met de uitwerking van de oplossingen. Ze zijn dan geïnformeerd en weten waar ze met eventuele vragen naartoe kunnen. Uitgebreidere toelichting kun je geven bijvoorbeeld tijdens een werkoverleg.

3. MAAK EEN PLAN VAN AANPAK

In een plan van aanpak regel je de zaken die nodig zijn om je oplossing in de praktijk te kunnen brengen. Hiermee kun je je goed voorbereiden. Als deze zaken geregeld zijn wordt het daarna eenvoudig om je oplossing te testen. We hebben het bewust over testen omdat je iets nieuws gaat proberen waarvan je er eerst achter wilt komen of het werkt, of niet.
Mogelijk hebben jullie in je organisatie een vaste werkwijze om dit uit te werken.

Een voorbeeld van een plan van aanpak kan je downloaden bij tools.

4. TEST JE OPLOSSING IN DE PRAKTIJK

Als het goed is heb je in de vorige stap alles geregeld om jullie oplossing nu in de praktijk te testen; nu ga je echt beginnen. Tijdens deze stap is het goed om te letten op de volgende punten:

  • Volg of het iedereen lukt om met de nieuwe oplossing te werken. Het kan zijn dat mensen het niet direct snappen, uitleg gemist hebben, het nog lastig vinden, etc. Toon hier begrip voor en kijk hoe je ze op weg kunt helpen.
  • Verzamel feedback tijdens de testperiode. Vraag collega’s, cliënten en andere betrokkenen naar hun ervaringen. Dit kun je doen door hen te bevragen, maar ook door middel van een vragenlijst of het ophangen van een flap waarop mensen reacties kwijt kunnen.
  • Verzamel gegevens. In het plan van aanpak heb je nagedacht over wat je wilt vastellen om te volgen of jullie oplossing werkt. Voer gesprekken of voer meting(en) uit en vat de resultaten samen.

5. EVALUEER JE OPLOSSING

Op basis van de feedback die je hebt verzameld en de metingen die je hebt gedaan, beslis je nu samen met je team:

  • Of de oplossing goed is en werkt
  • Of de oplossing gedeeltelijk werkt maar nog verbeterd kan worden
  • Of de oplossing niet werkt

Om die beslissing te maken kun je kijken naar:

  • Wat ging er goed tijdens het testen?
  • Wat ging er niet goed?
  • Hebben we onze doelstelling (zie plan van aanpak) bereikt?
  • Wat moeten we eventueel nog aanpassen om te zorgen dat we de doelstelling wel bereiken?

Je kunt de evaluatie met een klein groepje voorbereiden en jullie observaties en aanbevelingen alvast samenvatten. Vervolgens is het belangrijk om dit te delen met het (multidisciplinaire) team en te onderzoeken of ook zij zich kunnen vinden in jullie conclusie en welke aandachtspunten zij nog hebben.

Als je besluit om je oplossing bij te stellen of nog verder te verbeteren, dan kun je deze situatie weer oppakken vanaf fase 2: het reflectiegesprek. Waarschijnlijk kan dit korter of sneller dan de vorige keer omdat je al meer weet nu. Vul voor de aangepaste oplossing het plan van aanpak opnieuw in en test vervolgens nog een keer.

6. HOU JE OPLOSSING VAST

Gefeliciteerd, jullie hebben een oplossing gevonden die werkt en waar jullie graag mee door willen gaan! We weten dat het vasthouden van oplossingen en veranderingen vaak één van de meest lastige dingen is. In deze stap denk je er daarom over na hoe je dat wilt doen.

Deze tips kunnen daarbij helpen:

Vastleggen van de oplossing

Inventariseer waar de oplossing vastgelegd moet worden als nieuwe manier van werken. Denk bijvoorbeeld aan een (inwerk)handboek van het team, de dagagenda, informatie voor bewoners en familieleden, etc.

Communiceren van de oplossing

Wie moet er weten van deze oplossing? De direct betrokkenen (zowel bewoners als professionals) zijn als het goed is al meegenomen in het testen en evalueren van de oplossing. Toch kan er zomaar iets langs je heen gaan door vakanties of wisselende diensten. Daarnaast zijn er wellicht meer mensen die geïnteresseerd zijn in jullie oplossing omdat het hen kan helpen of inspireren. Deel daarom vooral jullie bevindingen en inzichten. Je kunt hierbij denken aan iedereen die jullie in stap 1 hebben geïnformeerd over de uitkomsten van de teamdialoog.

Volgen van de oplossing

In de waan en drukte van alle dag kan het zomaar zijn dat jullie oplossing (en het vraagstuk wat jullie daarmee wilde oplossen) weer naar de achtergrond verschuift. Soms is het nodig om een onderwerp daarom een paar keer per jaar de aandacht te geven. Je kunt iemand aanwijzen die zorgt dat dit gebeurt (een eigenaar) of je kunt het alvast in een agenda zetten. Bespreek bijvoorbeeld tijdens een werkoverleg of iedereen nog werkt volgens afspraak, wat ze zien bij bewoners en of jullie de doelstelling die jullie geformuleerd hadden nog steeds bereiken. Vraag regelmatig aan de bewoner(s) of zij nog tevreden zijn. Dergelijke gesprekken kunnen ook weer de input vormen om opnieuw te gaan Plussen met elkaar en de dialoog te voeren.

Download hier de toelichting op de bespreekboom